Economia » 01/12/2003

Le fatture viaggiano on line

Internet e l’informatica in generale irrompono nella fatturazione, momento chiave della gestione amministrativa delle imprese, in tutti i settori.
Sicché accanto all’invio telematico delle dichiarazioni fiscali, il deposito ed il rilascio della firma in forma digitale, anche le fatture seguono la strada dell’elettronica.
La cosa non è di poco conto, si pensi ai tempi di ricezione da parte del cliente (nei sistemi tradizionali le sorti di una fattura erano nella mani del servizio postale) ai costi di gestione, alle lungaggini burocratiche.
E’ consentita la trasmissione delle fatture tramite posta elettronica, ovvero di altro sistema di connessione informatico tra fornitore e cliente; ancora più di recente è stata ammesso l’invio via fax pur se con il supporto di sistemi elettronici di gestione ed archiviazione. Per quanto riguardo la conservazione dei documenti nei termini di legge, il supporto cartaceo (cioè il vecchio foglio di carta) è rimasto d’altra parte obbligatorio.
Ecco le regole.

Premessa

La legge IVA stabilisce che la fattura, o altro succedaneo documento fiscale (notula, parcella ecc.) deve essere emessa dal cedente/fornitore in duplice esemplare, uno dei quali deve essere consegnato o spedito alla controparte (il cessionario/cliente).
Già un primo elemento non deve essere trascurato ed inciderà in maniera determinante sullo sviluppo del nostro discorso. Per “duplice esemplare” deve intendersi due copie del medesimo documento perfettamente uguali che devono contenere le stesse scritture, descrizioni, somme, cifre, dati… senza alcuna aggiunta o omissione l’una rispetto all’altra, di modo che, in altri termini, ci sia assoluta certezza che cliente e fornitore iscrivano nella propria contabilità, i medesimi valori.
Questo concetto è basilare poiché qualunque sistema di trasmissione delle fatture si intende adottare, i dati e le informazioni così come indicati nella fattura originale devono restare inalterati; la fattura, pertanto, una volta emessa e trasmessa alla controparte, deve essere assolutamente non modificabile né da uno o né dall’altro.
Immaginiamo in ipotesi diversa le conseguenze ai fini del meccanismo di funzionamento dell’Iva: ad esempio il cliente che porta in detrazione un ammontare di IVA differente rispetto a quello che versa all’erario il fornitore.
Facendo un passo indietro, notiamo come la citata norma di legge, poco ci chiarisce in merito a cosa debba intendersi per “spedizione” della fattura e soprattutto come debba essere effettuata.
Il legislatore si è pronunciato in senso favorevole solo in una occasione stabilendo facoltà di trasmissione delle fatture tramite sistemi informatici, telematici o telefax ma si trattava del settore dei tour operator.
E’ il ministero delle finanze che allora ha chiarito un po’ le cose.

La spedizione delle fatture

Come anticipato il ministero non ha mai precisato esplicitamente cosa debba intendersi con le espressioni “consegna” o “spedizione”, ma per lungo tempo si è ritenuto che il legislatore abbia interso riferirsi alla trasmissione delle fatture mediante le tradizionali modalità (per esempio servizio postale, agenzie di recapito, concessionari o addirittura consegna diretta a mano). Tuttavia alla luce di diverse risoluzioni ministeriali che si sono succedute nel tempo è stata riconosciuta legittima la trasmissione delle fatture:
- tramite procedure informatizzate, come ad esempio sistemi di collegamento computerizzato tra fornitore e cliente;
- tramite posta elettronica;
- tramite utilizzo di un sistema combinato telefax-informatica, nel rispetto però delle seguenti condizioni:
a. la trasmissione deve avvenire ovviamente nel rispetto dei termini perentori di legge (al momento di effettuazione dell’operazione cioè della spedizione o consegna dei beni);
b. il documento (fattura) ricevuto via fax dalla società ricevente deve transitare automaticamente ed obbligatoriamente attraverso un sistema informatico, trasformato in formato elettronico, memorizzato su disco o altro supporto unitamente alla sua immagine;
c. il sistema informatico deve garantire l'integrità del documento e la sua inalterabilità (si pensi al protocollo “Pdf” che rende il documento solo leggibile).
Appare chiaro quindi come a tutt’oggi non sia riconosciuto valido l’invio della fattura mediante un normale fax dotato di sola linea telefonica.

L’archiviazione delle fatture

Il punto su cui il ministero non ha mutato posizione riguarda il sistema di conservazione delle fatture.
I dati e le informazioni relativi alle operazioni oggetto di fatturazione, aldilà delle modalità di trasmissione, devono essere riportati su un supporto cartaceo in quanto ad oggi non né ancora possibile l’archiviazione dei documenti su un supporto magnetico o digitale, con conseguente distruzione dei documenti cartacei originari.
In altri termini, pur raggiunto l’obiettivo di semplificare le procedure di invio delle fatture, per cedente e cessionario rimane l’appesantimento burocratico della conservazione dei documenti in forma cartacea.

Conclusioni

L’applicazione ormai generalizzata anche nelle piccole e medie imprese della telematica e della informatica per la trasmissione di informazioni e dati all’interno di documenti “a distanza” ha aperto lo scenario all’utilizzo di questi canali innovativi anche all’area amministrativa, ma più a livello di principio (cioè c’è stato l’avvallo da parte del Fisco) che a livello pratico: in altri termini la via più consueta di invio da parte delle imprese italiane è e rimane quello tradizionale (consegna a mano, servizio postale ecc.).
Probabilmente manca ancora qualcosa a livello di informazione, non sono ancora noti i margini di guadagno (o meglio di risparmio) e non tutte le imprese, specie le piccole e medie, non sono attrezzate a ricevere i documenti in formato non cartaceo (digitale, elettronico ecc.) condizione indispensabile per la svolta.
D’altro canto incide negativamente anche al circostanza per cui resta obbligatoria ai fini dei controlli fiscali, la conservazione dei documenti rilevanti (fatture in primis) in forma cartacea e la cosa comunque limita i benefici in termini di semplificazione burocratica della trasmissione elettronica.
In tal senso un ulteriore passo avanti da parte del Fisco potrebbe dare nuovo impulso allo sviluppo del canale telematico per l’invio delle fatture: sarebbe il modo migliore per sfruttare al meglio gli enormi progressi della tecnologia.

Gianluca Alparone


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